Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure
Vous avez compris l’importance de planifier votre journée, vous avez acheté votre agenda papier ou enfin regardé les fonctionnalités de votre agenda digital mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour tenir le rythme ? Comment faire pour planifier efficacement ses journées en gérant au mieux ses priorités ? C’est ce que nous allons découvrir dans ce blog.
8 minutes de planification = 1 heure de travail en moins ! Cela vaut le coup de planifier efficacement ses journées !
La règle de base dans la gestion du temps : accepter de perdre du temps pour en gagner !
L’idée est de passer du remps à planifier intelligemment et de le prévoir dans sa journée. En général en début de journée pour visualiser les temps forts de la journée mais aussi le soir avant de quitter son bureau pour vérifier ce qui a été fait et replanifier ce qui doit l’être.
Outil n°1 pour planifier efficacement ses journées : la méthode NERAC
La méthode NERAC a un avantage majeur : elle est simple et efficace et repose sur 5 principes majeurs :
- Noter : Inscrivez tout ce qui est doit être fait dans la journée et pas uniquement vos RDV à savoir : Ce qui n’a pas été fini la veille, les nouvelles tâches, les communications à réaliser (téléphone, mails, courriers …), les tâches récurrentes ou à heures fixes, votre cours de Pilates, etc.
- Estimer : évaluez ensuite la durée qu’il vous faudra pour réaliser la tâche en question en faisant bien attention à ne pas surévaluer, ni « sur planifier ».
- Réserver : bloquez votre temps pour faire les tâches prioritaires (pas forcément les plus urgentes, voir paragraphe suivant) tout en vous rappelant que vous ne devez pas planifier plus de 60% de votre temps.
- Arbitrer : priorisez vos tâches en vous appuyant sur plusieurs méthodes : la méthode ACTE qui impose de prendre une décision sur chaque tâche, la matrice d’Einsenhover et la gestion des tâches prioritaires (voir paragraphes suivants).
- Contrôler : en fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » : soit elle est finie et vous barrez la tâche de l’agenda (ô joie !), soit elle s’est réglée d’elle-même, soit elle n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain. Replanifiez-la dans l’agenda.
Outil n°2 pour planifier efficacement ses journées : la métaphore des gros cailloux
Peut-être connaissez-vous la métaphore des cailloux ? Elle est souvent utilisée dans les formations sur la gestion du temps car son message est simple et reste à l’esprit.
Il était une fois… un expert renommé qui tenait une conférence sur la façon de gérer sa vie. Il propose une expérience à son public : il prend un grand bocal de verre et le remplit de gros cailloux puis demande : : « Le bocal est-il plein ? » Tout le monde répond : « Oui ». Il prend alors un sac avec des petits galets et les verse dans le bocal. Ils se placent entre les cailloux et il pose la même question : « Le bocal est-il plein ? » Tout le monde répond : « Oui ». Il prend ensuite un sac de sable qu’il verse dans le bocal et qui, bien sûr se faufile entre les pierres. Il conclut en expliquant que l’expérience en question démontre que, pour remplir le bocal, il faut commencer par les gros cailloux avant de mettre les plus petits. Bref les gros cailloux doivent être nos priorités. Bien planifier sa journée de travail, c’est donc placer d’abord ses gros cailloux dans son planning.
Dans nos formations, nous proposons une classification :
- Tâches A = très important = gros cailloux = tâches primordiales qui ne peuvent être déléguées
- Tâches B = important = galets = tâches d’importance moyenne qui peuvent être déléguées
- Tâches C = moins important = sable = tâches avec des valeurs minimes dans votre fonction qui peuvent être déléguées ou éliminées
Pour déterminer vos tâches A, B et C, nous travaillions sur vos tâches essentielles au regard des objectifs de votre poste et de votre mission.
Outil n°3 pour planifier efficacement ses journées : la matrice d’Enseinhover
Vous la connaissez tous mais vous avez déjà surement oublié son utilité. C’est un outil de gestion du temps et de priorisation des tâches permet d’arbitrer en prenant en compte deux paramètres : l’urgence et l’importance :
- Urgent : qui ne peut pas attendre, qui présente une échéance proche
- Important : qui a de la valeur, un intérêt, un rôle considérable pour atteindre les objectifs
Sur la base de ces deux critères, la matrice divise les tâches en quatre catégories.
Commençons par les cas les plus simples :
- Urgent et Important : Ces tâches nécessitent une action immédiate et sont cruciales pour atteindre vos objectifs. Elles doivent être traitées en priorité. Pas de discussion sur le sujet.
- Ni Urgent ni Important : Ces tâches ne sont ni pressantes ni significatives pour atteindre vos objectifs principaux et doivent être évitées dans la mesure du possible.
Voici à présent celles qui présentent le plus de risques :
- Important mais Pas Urgent : Ces tâches contribuent à vos objectifs à long terme mais n’ont pas besoin d’être traitées immédiatement. Le souvent, nous avons tendance à les reléguer à plus tard et elles finissent souvent par devenir urgentes et importantes. L’idée est de les planifier (donc les mettre dans l’agenda) et de mettre des rappels, voire de les découper en plus petites tâches.
- Urgent mais Pas Important : Ces tâches sont pressantes mais ne contribuent pas directement à vos objectifs majeurs. Elles peuvent souvent être déléguées ou évitées si possible car « il n’y a pas d’urgence, seulement des gens pressés ! ».
En classant vos tâches dans cette matrice, vous définissez sur quoi vous concentrer.
Conclusion : planifier mais planifier intelligemment si vous voulez tenir le cap !
L’objectif est de prioriser les tâches importantes et de minimiser le temps passé sur les tâches non importantes et non urgentes. Cela va vous aider à accroître l’efficacité personnelle et à atteindre des objectifs à long terme de manière plus efficace. En planifiant au bon moment les tâches les plus importantes, vous êtes plus efficace et surtout plus zen en fin de journée !
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