Mener une réunion d’équipe: réunionnite aigüe et inefficacité dans 50% des cas… mais alors … la faute à qui ?
Organiser et mener une réunion d’équipe efficace est un élément clé de la supervision active et du pilotage des activités d’une entreprise. Encore faut-il s’assurer que la méthode employée est la bonne, encore plus quand les conditions nous contraignent au télétravail… Si la réunion a si mauvaise réputation en France, c’est peut-être parce qu’elle est souvent trop longue et comme les médicaments, surconsommée…
Même si ces chiffres datent un peu ils permettent tout de même de réfléchir sur le bien-fondé de nos réunions d’entreprise. Car bien se réunir en équipe peut être efficace, à condition de respecter quelques règles de base…
Action ! nous passons en moyenne 4,5 heures/semaine et jusqu’à 6 semaines/ an pour les cadres en réunion…
Réaction ! Réduisez la durée (et même la fréquence) de vos réunions !
Une réunion qui s’intègre dans une logique de supervision active et de pilotage est avant tout une réunion où l’on ne règle pas les problèmes… Ce sont des lieux où l’on fait un point sur ce qui s’est passé, l’avancement des projets, ce qu’il y a à faire et où on définit un plan d’actions et les réunions de travail à mettre en place. A-t-on vraiment besoin de 1 heure 19 (durée moyenne d’une réunion en France * ) pour cela ? Une vraie question à se poser quand on sait que les courbes d’efficacité mettent toutes en avant que l’attention commence à décroitre à partir de 10 minutes puis est en chute libre au bout de 45 minutes ! En outre, nous savons également qu’il existe des moments, dans la journée, plus ou moins propices à la concentration et des périodes d ela journée, en cas de télétravail, où les réunions perdent en efficacité. Il est important d’en tenir compte dans l’organisation des réunions (18h00 est un mauvais horaire par exemple) et pour mener une réunion d’équipe de façon efficace.
extrait de la formation « gestion du temps » AJEM Consultants
extrait de la formation « gestion du temps » AJEM Consultants
Ce n’est pas pour rien que vos enfants n’ont qu’une heure de cours par matière au collège et qu’ils n’ont pas cours le soir… On ne lutte pas contre la nature !
La bonne idée : pour mener une réunion d’équipe digne de ce nom, il est intéressant d’imposer un temps maximum imparti à chaque réunion (idéalement moins de 30 minutes) qui sera optimisé par une bonne préparation incluant l’établissement d’un ordre du jour (qui peut être établi de façon collective) et un objectif…
Action ! 44% des salariés interrogés utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose…
Réaction ! Repensez l’organisation et le contenu de vos réunions !
Non seulement la majorité des cadres lâchent l’affaire au bout de 52 minutes (*) mais pour 23% des personnes interrogées, le zapping commence dès la fin de la première demi-heure… Les réunions sont trop longues et surtout elles n’intéressent pas vraiment les participants… Pour se distraire le temps qu’une réunion s’achève, les participants se trouvent une occupation. Pour faire passer le temps, ils sont 57% à consulter leurs emails et 43% à en envoyer, 40% travaillent carrément à leurs dossiers sans parler des 22% qui consultent Internet (pour organiser leurs vacances, mettre à jour Facebook, visiter des sites de rencontres, etc.). Des tendances encore plus criantes lors des réunions à distance et en télétravail…
Sauf à vouloir développer les talents de geek ou les vocations de Dom Juan de vos collaborateurs, il est vivement recommandé de repenser le contenu de vos réunions… Ce dernier doit avant tout être structuré et préparé afin que la réunion soit menée de façon dynamique avec une contrainte de temps qui vous obligera à être efficace. La réunion est un lieu d’échange, où l’on produit des plans d’actions, où l’on organise l’avenir et on analyse le passé, bref les bonnes réunions sont participatives. A vous d’en faire un lieu d’échange. Il ne suffit pas de rassembler (en présentiel ou à distance) les personnes pour qu’elles travaillent ensemble. Les chiffres ne mentent pas : les participants sont là sans être là…
La bonne idée : Une première bonne pratique, nécessaire mais non suffisante, consiste à évacuer de la salle de réunion (réelle ou virtuelle) tout outil non indispensable à la tenue de la réunion. Un stylo et un cahier sont largement suffisants pour prendre des notes. Téléphone et ordinateur seront rangés et éteints, voire absents de la salle, ou tout simplement réduits à leur rôle de visioconférence. Une seconde bonne pratique repose sur un point essentiel pour en pas perdre vos collaborateurs: la participation de tous ! Les méthodes et outils agiles (qui existent au format à distance dans le nombreux outils ) sont des formidables outils pour y parvenir (speed boat, rétrospective, vote, sondage, quizz, etc.)
Action ! 48% des sondés estiment que les réunions ne sont pas productives et 25% ne voient même pas l’intérêt d’être là…
Réaction ! Organisez les bonnes réunions avec les bonnes personnes !
En moyenne, pendant les réunions en entreprise, 50% des participants font tout sauf s’intéresser à ce qui est dit, car les cadres présents ne sont pas concentrés ou en se sentent pas concernés … Ils sont d’ailleurs 18% à déplorer de n’avoir ni ordre du jour ni objectifs définis. J’ai envie de dire : « mais aloooooors pourquoi faites-vous des réunions, si elles ne servent à rien ? » En matière de réunion, la qualité a toujours primé sur la quantité. Comme dirait ma grand-mère, « mieux vaut petit rôti bien cuit que grosse ragougnasse fadasse », ce qui se traduirait en terme de supervision active par « il vaut mieux faire des réunions plus courtes et moins fréquentes mais plus efficaces ! ».
Parler c’est bien, agir c’est mieux. Se réunir ne veut pas forcément dire que l’on décide mais cela signifie que l’on ressort de là avec un plan d’action !
La bonne idée : Utilisez les bons outils ! Vous pouvez commencer par imaginer un document qui permette à la fois de faire l’ordre du jour, de saisir le plan d’actions et d’en assurer le suivi, ainsi que le compte rendu.
Pour conclure, il est important de comprendre que gérer au mieux ces moments précieux, les réunions sont un vrai outil pour faire gagner du temps et de l’efficacité à l’ensemble de ses collaborateurs. Cela vaut sûrement le coup de se poser quelques instants pour identifier clairement vos besoins en supervision et pilotage et construire un plan de communication autour des réunions. Vous pourrez ainsi lister les personnes concernées, les mettre en lien avec les sujets de réunions , définir un planning cohérent et qui s’intègre dans l’organisation de l’entreprise et sa saisonnalité et former vos équipes pour que vos réunions soient bien tenues…
La dernière bonne idée (indispensable !) : Vous souhaitez que vos managers et collaborateurs soient en mesure de mener une réunion d’équipe ? Soyez un vrai sponsor sur le sujet car sans le support de la direction, la supervision active sera un beau rêve pendant deux semaines puis les réunions de 1h19 (*) referont leur apparition… Ce n’est pas ce que vous voulez ?
(*) source sondage Ipsos mars 2015 mené du 3 au 6 mars 2015 auprès de 1.002 personnes représentatives de la population cadre, selon la méthode des quotas. Les autres chiffres proviennent de l’étude Opinionway du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1.012 employés d’entreprises de 500 salariés et plus (méthode des quotas) dans des secteurs économiques variés
Pour en savoir plus:
- la supervision active, un outil à ne pas négliger pour gérer le changement (et même le quotidien)
- réunions commerciales, je vous HAIme
- les formations en gestion du temps
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