Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?
Vous avez du mal à gérer votre temps, vous vous sentez désorganisé(e), débordée ? Votre cerveau bouillonne, voire déborde ? Vous avez souvent l’impression d’avoir la tête comme une citrouille ? de ne pas savoir quelle tâche prioriser ? Comme votre boite de réception mail, vous disposez d’une boite de réception mentale qui stocke toutes les tâches et informations qui vous parviennent. Voici comment vider votre boite de réception mentale et devenir à la fois plus serein et plus efficace.
Améliorer sa gestion du temps en vidant sa boite de réception mentale : késako ?
Toute la journée, des tâches, des informations, des données nous « arrivent ». Nous les stockons dans un premier temps dans notre cerveau qui sert de de boite de réception.
A force de stocker ces informations sans en faire quoi que ce soit, elles finissent par remplir notre boite de réception mentale, qui, complètement pleine, nous empêche de réfléchir.
Nous nous mettons alors à penser à tout ce qui est dans notre tête, avec la peur de ne pas réussir à tout faire et surtout avec le sentiment de ne plus savoir quoi prioriser.
Votre cerveau se comporte comme votre boite de réception mail. Comme elle, quand elle est remplie, elle déborde, elle sature, elle ne peut plus rien accepter, tout est en vrac …
Bref il faut la vider !
Règle n°1 : Vider régulièrement sa boite de réception mentale dans sa TO-DO-LIST
L’idée est donc de vider régulièrement votre boite de réception mentale comme vous feriez avec vos mails en prenant une décision pour chacune des tâches stockées dedans.
Comme pour votre boite mail, vous allez devoir arbitrer et décider si vous devez :
- AGIR tout de suite : mais avant tout devez définir si c’est le bon moment pour le faire (ce sera l’objet d’un autre article de blog)
- PLANIFIER de façon formelle en inscrivant la tâche dans votre agenda à une date donnée
- DELEGUER si vous le pouvez et si cela se justifie
- CLASSER ou ELIMINER (et oui certaines taches ne doivent pas être réalisées ni par vous ni par personne !)
Vous allez ainsi remettre de l’ordre dans votre cerveau, le libérer de ses contraintes en déposant ce qui l’encombre afin de réduire le stress lié au fait que les tâches « stagnent » et ne sont pas « rangées ».
Vider sa boite de réception mentale c’est :
- Libérer votre cerveau pour lui permettre de se centrer sur les tâches vraiment importantes
- Être moins stressé car chaque information est « rangée » et à sa place (le dséordre est source de stress c’est prouvé scientifiquement)
- Partager l’information et mieux collaborer (personne ne sait lire dans votre tête !).
Règle n°2 : planifier ses actions plutôt que de les laisser dans sa TO-DO-LIST
Vider sa boite de réception mentale va principalement consister à planifier les tâches qui y sont stockées.
Pour chaque tâche stockée vous allez avoir prendre une décision : faire, éliminer, transmettre, déléguer ET la plupart du temps planifier !
Triez et une fois qu’il ne vous reste plus que les tâches à planifier, vous pouvez alors les mettre dans une TO-DO-LIST (papier ou en utilisant les Notes de votre smartphone ou de votre ordinateur).
Pourquoi planifier par écrit ?
- Pour avoir une vue d’ensemble
- Pour alléger votre charge de travail
- Pour vous auto-motiver
- Pour avoir une meilleure concentration
- Pour contrôler et atteindre vos objectifs
- Pour mieux collaborer en partageant les données
Comment se lancer ? En planifiant déjà une première journée
La journée est l’unité la plus petite pour planifier des tâches et elle est facilement supervisable
De plus, les objectifs journaliers sont plus faciles à atteindre et par là-même plus motivants.
Comment procéder ? Avec la méthode NERAC : Noter Évaluer Arbitrer Réserver Contrôler
Pour planifier commencez par vous munir de votre TO-DO-LIST et de votre outil de planification :
La question qui tue ? Faut-il être Team digital ou Team papier ?
Les méthodes sont les mêmes, choisissez juste un outil avec lequel vous êtes à l’aise.
– Option Team digital : vous êtes déjà équipé : votre téléphone, vos suites bureautiques (Google, Microsoft, Apple) feront l’affaire. Favorisez la synchronisation et les automatismes.
– Option Team papier : Optez pour un agenda qui vous plait. Nous vous recommandons le Clipbook de Filofax et ses recharges.
Perso, nous n’avons jamais pu choisir : nous utilisons les outils Apple ET un bon Filofax !
Ensuite optez sans hésiter pour la méthode NERAC, la meilleure solution pour améliorer sa gestion du temps et des priorités.
Noter : Inscrivez tout ce qui est important et pas uniquement les RDV dans une To-DO-LIST (après avoir vidé votre boite de réception mentale) puis sélectionnez les tâches à accomplir en y ajoutant
- Ce qui n’a pas été fini la veille
- Les nouvelles tâches
- Les délais
- Les communications à réaliser: coups de téléphone, mails, courriers …
- Les tâches récurrentes ou à heures fixes
Estimer : évaluez la durée qu’il vous faudra pour mener à bien votre tâche en prenant garde de
- Ne pas surévaluer, ni « sur planifier » pour éviter la frustration
- Gérer votre budget temps en bous imposant que chaque heure imputée doit être respectée
- Anticiper et limiter les facteurs de dérangement
Réserver : bloquez du temps pour faire les choses mais restez souple dans votre planification car vous aurez toujours 20% de votre temps qui sera occupé par les imprévus. Comptez-les dans votre planification en ne sur bookant pas votre journée !
Arbitrer : faites des choix pour prioriser vos tâches en vous imposant d’agir, classer, déléguer, transmettre ou éliminer avec des règles d’arbitrage simples intégrant les priorités ainsi que la méthode et le moment pour agir. C’est la méthode ACTE (pour Agir, Classer, Transmettre, Eliminer).
Contrôler : Vérifiez à postériori en rendant positive l’obligation de finir un travail en cours. En fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » :
- Vous avez fini, la tâche est terminée et vous barrez avec joie la tâche sur votre agenda !
- L’affaire s’est réglée d’elle-même, vous l’effacez.
- La tâche n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain ou à une date ultérieure : vous notez la tâche dans votre agenda à la bonne date.
Et maintenant il s’agit de passer à l’action pour planifier et améliorer sa gestion du temps !
Les journées sont un perpétuel recommencement : commencer par planifier la journée de demain en utilisant la méthode du vidage de la boite de réception mentale.
Notez tout dans une TO-DO-LIST puis « piocher » dedans et planifiez chaque tâche dans votre agenda.
Votre TO-DO-LIST ne sera jamais vide mais votre esprit lui sera bien plus libre !
En commençant avec la planification d’une journée et en couplant avec le « vidage de votre boite de réception mentale » vous allez finir par réussir à remplir votre agenda !
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