Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs
Vous utilisez votre agenda, vous planifiez et pourtant vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs ? Vous avez toujours autre chose à faire et quand vous vous y mettez, vous êtes dérangé par maman qui appelle, le commercial qui a besoin de vos chiffres, les réunions que vous avez oubliées. Découvrez un outil de gestion du temps qui a fait ses preuves : créer sa semaine type !
Il vous permettra de travailler au bon moment et plus sereinement en positionnant les tâches les plus importantes au bon moment.
Voici 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien en utilisant le time blocking, le time boxing et le batch timing. Cela vous permettra de gagner en efficacité mais aussi et surtout de travailler au bon moment !
Avant de se lancer pour créer sa semaine type
Avant de vous lancer, vous devez au préalable avoir compris un certain nombre de concepts et déjà mis en place plusieurs outils de la gestion du temps :
- Savoir prioriser vos tâches et disposer d’un outil pour gérer votre agenda et vos tâches : vous devez vous munir d’un support pour planifier et lister vos tâches de type agenda papier ou solution numérique
- Avoir identifié vos tâches A B et C et ce qui est vraiment important pour atteindre vos objectifs : au préalable vous devez connaître quelles sont les tâches les plus importantes pour vous permettre de prioriser correctement et placer les tâches A le matin de préférence.
- Avoir compris le principe du TimeBoxing , du Batch Timing et du TimeBlocking : il vous connaître les outils qui vous permette de grouper les tâches similaires, placer vos tâches dans des blocs et savoir bloquer du temps pour ces mêmes tâches.
Ces outils sont indispensables pour vous lancer dans la construction de votre semaine type.
Les étapes pour créer sa semaine type
Voici les différentes étapes pour créer vote semaient type et surtout la respecter
- Préparer le terrain en se munissant des bons outils
Vous devez disposer de la liste des tâches à faire et surtout de celles qui sont récurrentes et reviennent d’une semaine à l’autre : tâches administratives, reporting, missions clients, réunions périodiques, management, face à face, etc.
Il vous faut votre agenda, idéalement avec des codes couleurs.
- Utiliser le time blocking et le time boxing
Commencez par bloquer des créneaux horaires pour planifier la semaine dans votre agenda en tenant compte de :
- La saisonnalité (par exemple les experts-comptables sont à bloc en début d’année avec la période fiscale alors que les restaurants eux sont fermés)
- La courbe des dérangements (quand êtes-vous dérangé par vos collègues, vos clients, votre famille, etc.)
- Le rythme de l’entreprise (amplitude horaire, réunions etc.)
- Votre vie perso (Pilates, théâtre, enfants à récupérer etc.)
- Positionner les tâches en tenant compte des principes de la gestion du temps
Regroupez les tâches qui peuvent l’être et positionnez-les dans la semaine en fonction de leur typologie (A, B ou C) en tenant compte de vos contraintes.
Pensez à positionner également vos journées de télétravail.
Pensez à vous laisser des marges de sécurité (ne pas planifier plus de 60% des activités)
Et conservez 20% pour absorber les urgences et les imprévus (qu’il y aura toujours).
La bonne idée : Vous pouvez également travailler sur deux semaines type par exemple ou sur un mois si vous êtes parent en garde partagée ou que vous avez un rythme spécifique de télétravail.
- Soyez visuels et créatifs
N’hésitez pas à utiliser des codes couleurs pour vous repérer plus rapidement :
- Bleu : coups de téléphone et RDV téléphoniques
- Vert : Réunions
- Rouge : Création
- etc.
Vous pouvez également utiliser des agendas différents regroupés au sein d’un même espace (ou document) avec des couleurs différents.
Voici un exemple :
Important : vous pouvez planifiez tout ce que vous voulez, vous aurez toujours des imprévus. C’est la vie c’est normal ! Vous pouvez vous entrainer mais ne pourrez pas
Créer sa semaine type : comment s’y prendre concrètement
Vous avez besoin de :
- Plusieurs post its de couleurs différentes
- Un feutre
- Un paper board
Appliquez-vous à dessiner votre agenda hebdomadaire en y intégrant les 7 jours.
Listez sur des papiers de mêmes couleurs les tâches qui relèvent des mêmes thématiques :
- Enfants
- Sports
- RDV
- Travail administratif
- Tâches de production
- Tâches de création
- etc.
Placez vos contraintes personnelles en premier : récupérer les enfants, la danse le vendredi soir, le foot le mercredi à 18h00 etc.
Placez également vos journées de télétravail s’ils sont contraints.
Positionnez ensuite les différentes tâches en privilégiant le début et la fin de de semaine pour les taches récurrentes, d’amélioration continue et qui nécessitent peu d’interactions et le mardui et le jeudi pour les autres tâches.
Placez les tâches de type A le matin.
Voilà ce que cela peut donner :
Grâce à ces bonnes habitudes, vous pourrez réduire la procrastination, travailler de façon plus efficace et travailler au meilleur moment.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information sur nos formations en gestion du temps.
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